A administração da casa é um dos departamentos do hotel que tem o maior volume de despesas e consumíveis. Artigos como xampu, condicionador, loção corporal ou hidratante, água-de-colônia, sabonete facial e sabonete corporal; toalha de banho, toalha de mãos, toalha de rosto, tapete de banho, roupão de banho, tapete de borracha; lençol, travesseiro, fronha, travesseiro, travesseiro de pescoço, almofada de colchão, cobertor, edredom, capa de cama; papel higiênico, lenços faciais; cafeteira, sachê de café, condimentos de açúcar; tábua de passar, ferro de engomar; despertador; utensílios de cozinha, louça e talheres; dar escova de dentes e pasta de dentes; materiais de impressão, papelaria, envelope, bloco de notas, caneta, pasta, lista telefônica, Bíblia ou Alcorão Sagrado podem ter um impacto substancial nas despesas gerais do hotel.
Esses são bens variáveis que, quando consumidos, danificados, perdidos ou que ficam abaixo do padrão, estão sendo descartados ou retirados de circulação, Uma vez retirados de circulação ou consumidos, as mesmas quantidades devem ser reabastecidas ou substituídas com uma margem adicional a fim de manter o alto padrão ou qualidade de serviço no hotel.
Os móveis e utensílios fixos como camas, geladeiras, aparelhos de televisão, espelhos, sofás, cadeiras fáceis, cadeiras reclináveis, mesas, telefones, lâmpadas, cabeceiras, equipamentos de ar condicionado/aquecimento, etc., podem ser muito caros quando danificados ou ficarem abaixo do padrão. Esses itens são geralmente incluídos no Orçamento de Despesas de Capital, especialmente quando é necessária uma reforma. Mas, se for apenas uma ou duas peças, essa quantia pode ser alocada no orçamento operacional.
Para a máquina e o equipamento, o carrinho da governanta e os aspiradores de pó são a ferramenta mais importante usada na limpeza e manutenção geral dos quartos de hóspedes e áreas públicas do hotel. Máquinas como shampoo para carpetes e máquina de extração de água, máquina rotativa para shampoo para carpetes, lavador de pisos e polimento de pisos, aspirador úmido e seco. elevador hidráulico, etc., são máquinas adicionais de serviço pesado que ajudam nas necessidades gerais de limpeza do hotel. Essas também estão incluídas no orçamento de despesas de capital.
Para a área de lavanderia haverá a máquina de lavar roupa, lavadora, secadora, máquina de lavar a seco, máquina de dobrar roupa/calendário, mesas, carrinhos, caixas de separação de roupa, trilhos móveis para pendurar roupas, impressora de roupas para hóspedes etc. são itens de despesas de capital, enquanto detergente, alvejante, tira-manchas, líquido de limpeza a seco, solução de tratamento de água ph nível etc. vão para o orçamento operacional.
A lista de todos os itens detalhados envolvidos na preparação do orçamento lhe dá uma idéia de quão intrincada é a preparação do orçamento da casa;
Com os numerosos itens acima, os itens consumíveis ou de rápida movimentação são os itens mais importantes na preparação do orçamento. Os itens consumíveis estão incluídos no orçamento operacional. Os itens de ativo fixo estão incluídos no orçamento de despesas de capital ou CAPEX.
O orçamento operacional está sendo preparado anualmente e submetido ao Diretor de Finanças para um estudo mais aprofundado e para finalizar o valor total em coordenação com o chefe do departamento. O Orçamento Operacional é sempre baseado na porcentagem de ocupação prevista para o próximo ano. Por exemplo, o orçamento operacional é sempre baseado na porcentagem de ocupação prevista para o próximo ano:
Item: rolo de papel higiênico @ $0,50/rolo
Consumo 2008 @ 50% de ocupação = 50.000 @ $0,50 = $25.000,00
A porcentagem de ocupação prevista para 2009 é de 75%.
75%- 50% = 25% ( 25% de 50.000 =12.500)
(50% + 25%= 75%) = ( $25,000.00 +$12,500.00 = @37,500.00)
Os itens restantes são calculados da mesma maneira até que todos os itens necessários sejam incluídos no orçamento do próximo ano.
Orçamento de despesas de capital é para itens específicos ou projeto que precisa ser substituído, feito e construído na melhoria do serviço ao hóspede ou do próprio hotel. Por exemplo, o orçamento de despesas de capital:
A administração do hotel, com a aprovação do proprietário do hotel, gostaria de estender o serviço de lavanderia a hóspedes não-hotel ou a clientes externos. O projeto será uma “Lavanderia”, portanto será necessário um orçamento do empreiteiro para os custos de construção da Lavanderia, o saco adicional de lavanderia do hóspede/cliente, a lista de lavanderia e limpeza a seco, e mão-de-obra adicional para atendimento ao cliente, etc. Resumindo o valor da construção da lavanderia = $35.000,00; sacos e listas adicionais de lavanderia = $5.000,00 e mão-de-obra adicional = $9.000,00 anualmente.
Os US$35.000,00 serão incluídos nos gastos de capital, enquanto os sacos/listas adicionais de lavanderia e mão-de-obra serão acrescentados no orçamento operacional e de pessoal.
Portanto, o orçamento operacional é para os itens consumíveis e as despesas de capital são para projetos especiais ou itens que são caros. Há também alguns itens que estão sendo compartilhados pelo Front Office e pela Administração Interna. Os encargos sobre esses itens estão sendo divididos entre os dois departamentos. Quando se trata de manutenção, o Departamento de Engenharia cobra da Casa por quaisquer serviços prestados como manutenção da máquina em que eles têm que fornecer peças de máquinas e mão-de-obra, de modo que estes estão sendo coordenados com o Departamento de Engenharia. É importante que as máquinas domésticas sejam tratadas com cuidado para evitar tais encargos.
O monitoramento do orçamento operacional é a parte mais crucial na operação dos negócios. Com a moderna tecnologia e o software de computador, as despesas totais atualizadas diariamente em relação ao montante orçado são tornadas possíveis e fáceis de rastrear, a fim de não exceder o montante orçado. Todo fim do mês, o Departamento de Contabilidade distribui cópias do resultado do orçamento do mês passado ao Gerente Geral e aos chefes de departamento para que eles possam rever e analisar onde seu orçamento está alinhado e onde não está. O Diretor Geral exigirá do chefe de departamento que excedeu seu orçamento um relatório razoável, uma vez que ele é responsável perante a corporação, bem como perante o proprietário do hotel.